Time Blocking: el método para gestionar tu tiempo y mejorar tu productividad

El tiempo, ese preciado tesoro que te puedes gestionar gracias al time blocking.

La justificación más habitual que tenemos las personas para explicar que no hemos realizado una tarea es “es que no me ha dado tiempo”. ¿Verdad que tú también la utilizas más de lo que te gustaría?

La realidad de nuestro día a día, del tuyo y del mío, es que no somos productivos las 8h de jornada laboral que nos marcamos. En ese tiempo hay que mirar e-mails, whatsapps, redes sociales, llamadas de teléfono, videoconferencias…

¿Te has parado a calcular cuántas de esas horas de tu día van directamente al saco de productividad? ¿Cuántas de ellas están vinculadas directamente con tu facturación? No te asuste si cuando lo hagas te das cuenta de que apenas el 50% (con suerte) están en este grupo. Es algo habitual.

Si eres de los que acude a una lista de tareas o “task to do” siento decirte que no vas a encontrar la solución en ellas. O, mejor dicho, no sólo con ellas. La solución para la mejora de tu productividad pasa por el time blocking.

Hoy te explico qué es y cómo aplicarlo en tu emprendimiento.

 

 

¿Qué es el time blocking?

El time blocking es la forma en que organizas tus tareas diarias asignándolas un periodo de tiempo concreto de forma estratégica para conseguir llevarlas a cabo.

Es mucho más fácil entenderlo que lo que pueda suscitarte su nombre, aunque ponero en práctica, como casi todo en la vida, requiere dedicación. Cuando emprendes no hay magia posible, sólo estrategia, trabajo duro y constancia.

 

El #TimeBlocking te ayuda a organizar tus tareas diarias para que seas más eficiente como #emprendedor. Pero necesita ir acompañado de estrategia, trabajo y constancia. Aprende a ponerlo en práctica. Clic para tuitear

 

La falta de productividad y la dificultad en organizar el tiempo es un común denominador en los emprendedores con los que trabajo sesiones de mentoring, igual que me ha pasado a mí (y en momentos puntuales me sigue ocurriendo). Por eso este tema es uno de los primeros pasos que suelo tratar en ellas.

 

 

Es habitual realizar listas de tareas interminables, porque estoy segura de que tienes muchos asuntos pendientes de ejecutar. Pero, estas listas no te ayudan a ser eficientes porque, lo único que consigues con ellas es:

1. Agobiarte porque nunca dejas de añadir ocupaciones y eso es desesperante.
2. No valorar la importancia de cada una.
3. Enredarte con la más reciente o la que más te divierte, no con la más importante o la que te genera facturación, lo que te lleva al fracaso de tu proyecto.

El plus que añades con el time blocking es decidir:

• qué hacer,
• cuándo hacerlo y
• cuánto tiempo dedicarle…

…a cada una de esas tareas de la lista.

Te pongo un ejemplo sencillo. ¿Te acuerdas del calendario del cole en el que tenías una asignatura marcada en un día y hora concretos? Eso es time blocking. Y lo que te recomiendo es que continúes con ese sistema que tanto te ayudó a aprender.

 

¿Por qué funciona el time blocking y te hace ser más efectivo?

En ocasiones una mosca nos distrae, pero en otras necesitamos que pase todo un ejército. Somos humanos y eso pasa así que, antes de que sigas con este post, me voy a permitir decirte algo: no te maltrates.

Tampoco seas condescendiente contigo.

Es importante que encuentres el equilibrio entre la exigencia y el descanso. No hagas como yo, que cuando me di cuenta de que trabajar 12h seguidas 7 días a la semana durante más de 1 año, ya me había pasado factura psicológica y socialmente.

El time blocking (junto con otras técnicas, herramientas y tips de organización) te ayuda a conseguir ese equilibrio.

Si haces teletrabajo te darás cuenta de que en casa se pasan las horas volando delante de ordenador. No ves el final. Eso es porque, el trabajo se expande llenando todas tus horas (Ley de Parkinson) y mejor que no nos vayamos a ninguno de los extremos, ¿no crees?

 

El time blocking consigue que te enfoques y te concentres en una única cosa muy concreta.
Ese es el secreto de su éxito. No hay más.

 

Eso sí, no sólo por tener un horario eres productivo. Igual que no sólo poniendo arroz tienes una paella. Necesitas más ingredientes. A continuación, te detallo cuáles son.

 

¿Cómo hacer time blocking para mejorar tu productividad?

Vaya de antemano que cada persona somos diferentes y que no siempre nos podemos aplicar al 100% las recetas que a los demás le funcionan. Lo que quiero es que entiendas la metodología del time blocking, el por qué funciona y que lo modeles a tu carácter y biorritmos.

Conoce los “12 hábitos de vida saludable que para reforzar tu emprendimiento”.

Te detallo las variables que tienes que tener en cuenta para que puedas bloquear tu agenda y sepas por dónde empezar tu nueva etapa de emprendedor efectivo.

 

🔴 Dí “hasta luego” a tus focos de distracción.

Evita que entre ese “ejército de moscas” que te desconcentran:

• Desactiva las notificaciones de tus dispositivos digitales,
• cierra las pestañas de tus redes sociales,
• olvídate del e-mail,
• cierra whataspp y de telegram,
• apaga la TV,
• adecúa la música a momentos de concentración (mejor que no tenga letra). Yo no puedo vivir sin ella y he descubierto que el chill out es mi mejor compañía

Es posible que no te des cuenta de lo importante que es esto hasta que no lo haces. Yo he escuchado esta recomendación 1000 veces, como tú, y no lo hacía por ese “miedo a perderme alguna información importante”, hasta que llega el día en que tu cerebro dice “basta”, apagas todo y te das cuenta de que el mundo no para por ti.

Sólo te pido “pruébalo un par de veces”. Si hay algo importante de verdad, algo vital, te van a llamar por teléfono. Te aseguro que el mundo va a seguir ahí cuando tú vuelvas.

Si no consigues dar este paso, el time blocking no funciona. Es fundamental, de verdad, que elimines todos los puntos que te distorsionan y distraen porque sólo así puedes ser eficiente en tu trabajo.

 

El #TimeBlocking no funciona por sí solo, no hace magia. Sólo eres eficiente en tu trabajo si eliminas las fuentes de distracción. Aprende a aplicarlo con este post. Clic para tuitear

 

🔴 Organiza con antelación tu calendario

Ahora que has eliminado tus distracciones, lo siguiente es parar la actividad de tu cerebro y redirigirla hacia algo mucho más estratégico: planificar tu semana, mes e incluso año. En realidad, aquí empiezas tu time blocking porque ya estás dedicando un rato a pensar.

Imagino que tu semana laboral empieza los lunes, por lo que te recomiendo que los jueves dediques un par de horas, al menos, a pensar qué tienes que hacer durante la siguiente semana. Si te sale algo más el viernes, puedes encajarlo.

 

🔴 Crea una lista de tareas y organízala en base a parámetros clave

Tu vida y tu trabajo está organizado por objetivos y, aunque puede que no seas consciente de ellos, están ahí. Lo que te propongo es que organices tus tareas como tus objetivos: corto, medio y largo plazo.

Espera, si te preguntas que por qué ahora te pido que hagas una lista de tareas cuando antes te he dicho que es ineficiente, te lo explico. Unas líneas más arriba te decía: “no sólo con ellas”. Es decir, úsala, pero aplicada al time blocking y clasificándola en función de los siguientes parámetros:

1. Importancia: alta, media y baja.
2. Urgencia: alta, media, baja.
3. Tiempo: corto, medio y largo plazo.
4. Afinidad: similitud entre ellas.
5. Dificultad: más o menos complicadas de realizar, para ti.
6. Simpatía: si te gusta más o menos realizarlas.
7. Proactivas versus reactivas: las primeras son las que tú defines para avanzar en los proyectos que tienes abiertos; las segunda las que te llegan y has de gestionar (e-mail, llamada de teléfono, etc.).

Según estas variables después te va a resultar más fácil repartir las tareas en el calendario.

 

 

🔴 Define tu horario laboral y crea bloques horarios

Ser emprendedor no significa estar a todas horas conectado y trabajando en tu proyecto. Antes que tu profesión está tu naturaleza: persona.
Y antes que tu trabajo está tu vida personal: tu ocio y tus seres queridos.

En tu horario laboral tienen que caber estos 2 aspectos de ti, porque tú eres cada uno de ellos y si uno falta, los otros dos no funcionan. Ya sé que las horas de trabajo suelen ser más que las de ocio, pero tienes que disfrutar de ellas para sentirte pleno.

 

Vive una vida plena como emprendedor. Haz que no te falte ninguna pieza.

 

Por tanto, si te gusta trabajar por la mañana, déjate libre por la tarde, y al revés. Piensa también qué día del fin de semana eliges para “hacer nada” (al menos déjate una tarde, incluso en los momentos en que tienes picos de trabajo).

▶️ Divide tu día en franjas horarias de 1h, a lo sumo de media, pero no menos.

▶️ Reserva un espacio para descansar: cada hora de trabajo, 10 min de relax. Auqnue te parezca mucho, a la larga tu concentración se estira en el día.

 

🔴 Asigna tareas a los bloques de tiempo del calendario

Este es el momento más importante del time blocking: la asignación de tareas y grupos de tareas en los bloques de tiempo que ya has definido.

Sigue las siguientes reglas:

• Facturar es una tarea importante y urgente.
• Las tareas que menos te gustan es mejor realizarlas en el momento del día en el que estás más despejado para trabajar (seguro que conoces tu ciclo diario de productividad).
• Prioriza las tareas proactivas.
• Tus objetivos a largo y medio plazo tienen tareas que tienes que realizar a corto plazo, pero no son urgentes.
• Las tareas que te llevan 2 minutos no necesitas agendarlas, hazlas en ese momento para que no crezca tu lista y para que aumente tu satisfacción y confianza.
• Pon juntas las tareas que son parecidas, por ejemplo, trabajar con presentaciones o creación de contenidos para blog y redes sociales.
• Detrás de una tarea dificultosa, pon un espacio de descanso (date un premio)
• Acuérdate de mirar las tareas más antiguas de tu e-mail, no las más recientes (¿por qué lo tenemos ordenado al revés en la bandeja de entrada?)
• Sé realista y no creas que puedes realizar muchas tareas en el mismo día. Yo no suelo pasar de 4 casi nunca y, depende de la que sea, bloqueo todo el día para ella. Eso sí, con descansos.
• Si no estás seguro de cuánto tiempo te va a llevar realizar una tarea, asígnale más de lo que crees.
• Intercala espacio para mirar tu e-mail y perfiles sociales. Dependiendo de tu actividad, con 3 veces al día es suficiente.
• Reserva tiempo para imprevistos y tareas reactivas.
• No quieras hacer un Tetrix y deja espacios vacíos sin tareas. Seguro que algo sale para que puedas llenarlos.

 

Por último, permíteme hacerte una recomendación: no incluyas tu vida personal en tu time blocking laboral. En la vida, no todo ha de ser programado. La improvisación tiene su punto de felicidad y nos hace más adaptativos. Te lo dice una obsesiva 😉.

 

Beneficios del time blocking

Este es el momento del post en el que te invito a que compartas tu experiencia con nosotros y nos digas qué beneficios has tenido/tienes tú con el time blocking.

Aquí va mi experiencia.

 

*Aumento de productividad

Sí, interiorizar que no eres un Superman ni Superwoman, que tienes que trabajar y también disfrutar mirando al mundo o a los ojos de quien amas, te hace ser más productivo.

Trabaja cuando toque y descansa cuando toque. No hay más secretos.

*Mejora tu autoestima

Cuando realizas tareas y ves tu progreso la sensación de autosatisfacción es muy dulce y agradable. No te pongas trabas y deja fluir tu tiempo.

*Optimizas tu tiempo

El time blocking es 100% foco y por eso centrarte en ejecutar una tarea concreta te ayuda a ganar tiempo.

No te recomiendo que hagas varias cosas a la vez (incluso si eres una mujer, jejeje, es broma) porque eso merma los buenos resultados y tu excelencia te hace destacar de entre tus competidores.

*Tu vida personal tiene presencia

Recuerda los 3 círculos que te he compartido más arriba. Es una composición bastante simplista, ¿verdad? Aunque simple no significa sencillo, asociarlos te aporta una gran plenitud que se traduce en ganas de seguir trabajando en la consecución de tus objetivos. Es genial esta sensación. ¡No te la pierdas!

*Ayudas a los demás

Todos los emprendedores pasamos por aquí. Es más, diría que nunca salimos del esfuerzo constante de organizar nuestro tiempo y compaginarlo con nuestra vida privada. Sé que esto le pasa a cualquier trabajador, pero quizá nosotros lo tenemos más acentuado.

Cuando aprendes a moverte entre horarios, calendarios, imprevistos y time blocking es cuando puedes compartir con los demás tu aprendizaje, para que el camino a su éxito sea más parecido a una línea recta que a un zigzag. Por eso ofrecer sesiones de mentoring es tan reconfortante para mí.

 

Herramientas para hacer time blocking

¿Buscas una herramienta que te ayude a crear tu time blocking? Te voy a poner fácil la respuesta: usa la que tú quieras. No importa el soporte, importa ser productivo.

Hoja Excel

Yo utilizo un Excel para crear mi time blocking. Me lo he creado yo, en función de mis necesidades. Hace unos 6 años que lo utilizo, el mismo documento, sí, pero elimino las semanas que van pasando. ¡Ooooh! Jejeje, no te asustes. No pasa nada por eliminar, sí, repito, eliminar. Qué miedo da esa palabra, pero como dice Spock, “lo importante es el ahora, porque el pasado no existe y el futuro está por escribir”.

En ese Excel pego cuadros de texto que maximizo o minimizo en función de las horas del día. Yo prefiero tener bloques de 1h y uso el mismo color para las tareas similares.

Evidentemente yo no me puedo poner alarmas con un Excel, pero sí puedo utilizar un contador de “cuenta atrás” que me ayuda a controlar ese tiempo y a no pasarme: Google Home, mi gran aliado.

 

 

Google Calendar

Sé que esta herramienta de Google es una de las más utilizadas para hacer time blocking. Además, tiene la gran ventaja de que la llevas en tu móvil y puedes crearte alarmas.

Si te gusta y ya la usas, seguro que es una buena apuesta para ti.

RescueTime

Herramienta que te ayuda a controlar el tiempo que dedicas a las diferentes actividades que realizas. Tan solo tienes que instalarlo en tu sistema operativo o navegador.

 

 

Conclusiones

El tiempo… efímero y de incalculable valor, los emprendedores lo sabemos bien.

Planificar con antelación una semana o más es un gran reto y un buen hábito que mejora tu productividad, sobre todo si haces teletrabajo. Es importante que marques prioridades y que no te olvides de que tu mejor y principal cliente eres tú.

Para que tu negocio funcione necesitas estar fuerte mental y físicamente. Por eso, diseñar tu time blocking te hace ser más productivo. ¡Cuéntanos tu experiencia!