7 softwares útiles para digitalizar la gestión empresarial

Tomar la decisión de querer digitalizar la propia empresa ya es un gran paso hacia el futuro. Muchas organizaciones son reticentes al cambio, ya que genera cierta incertidumbre. Sin embargo, esta se debe, fundamentalmente, a una falta de información sobre el proceso.

El desconocimiento hace que se tengan dudas y se piense que no vale la pena tomarse la molestia de hacer modificaciones en una empresa que ya funciona correctamente.

En ese pensamiento hay dos errores: el primero es el estancamiento. No puede existir en nuestra mente el pensamiento de que innovar no vale la pena. Con una simple búsqueda podemos ver que los resultados están y son positivos.

El segundo es pensar que nuestra empresa funciona correctamente. Con esto, no quiero decir que no sea así, sino que siempre hay aspectos que se pueden mejorar para que funcione aún mejor.

En este artículo he realizado una pequeña selección de softwares de gestión empresarial que pueden resultarte de gran ayuda a la hora de emprender el camino hacia la digitalización de nuestra empresa.

Antes, permíteme que te recomiende estas dos lecturas, ya publicadas:

¿Qué es la digitalización de las empresas y qué papel juega en los negocios?
¿Qué es transformación digital y por qué la necesitas para tu empresa?

7 Tipos de Programas Necesarios Para Digitalizar La Gestión De Tu Empresa

Veamos los 7 softwares de gestión empresarial necesarios para empezar a dar tus primeros pasos en la digitalización de tu compañía.

1.   Planificación de recursos empresariales (ERP)

Este tipo de programas, también conocidos como ERP por sus siglas en inglés, son un buen punto de partida si queremos empezar la transformación digital en nuestra empresa.

Se trata, como su nombre indica, de softwares que nos ayudan con la planificación de todos los departamentos de la empresa. No se limita a hacerlo individualmente, sino que lo hace desde un punto de vista integral.

Aunque permite manejar individualmente los distintos departamentos o recursos, todos se encuentran, a la vez, interconectados entre sí. De esta manera, pueden ser independientes, pero estar conectados con los demás, para así agilizar las gestiones y ahorrar tiempo.

Un programa de gestión de empresa como Holded es un buen ejemplo de esto. Su uso no es exclusivo para asesorías, puede aplicarse tanto a pequeñas como medianas empresas.

Es sencillo de implementar, intuitivo y muy útil. Nos puede ayudar tanto en la migración hacia la digitalización, como una vez que ya estemos asentados.

Además de ser un simple ERP, aporta herramientas de automatización propias para cada departamento que facilitan sus tareas diarias.

Si a esto le sumamos la base de datos única, podremos ver como la productividad y eficiencia de nuestra empresa mejorará sustancialmente en poco tiempo.

2.    Gestión de procesos (BPM)

Este tipo de programas también cuenta con su nomenclatura en siglas en base a su nombre en inglés ―veremos alguna otra también más adelante―. En este caso, hablamos de BPM.

Un BPM más que un mero software es una metodología de trabajo que cada vez más empresas están empezando a aplicar. Se trata de una estrategia de revisión y control continua de los procesos de cada empresa o negocio, enfocada hacia la optimización.

A través de IA o programas de apoyo, nos permite modificar los cimientos de los procesos llevados a cabo hasta ahora, para poder implementar otros más específicos y que aporten mejores resultados. De este modo, se evalúan constantemente estos procedimientos y se evitan aquellos que son perjudiciales. Pueden ser tanto procesos duplicados como tareas que pueden ser automatizadas.

Todo está enfocado a tener una mejor respuesta y en menor tiempo hacia los clientes, con el menor esfuerzo y con la máxima eficacia.

Aunque pueda parecer drástico y demasiado futurista, una vez que se implementa el BPM el funcionamiento de la empresa mejorará notablemente sin apenas esfuerzo. Solo es necesario un estudio estratégico, una planificación acorde y estar convencidos de que lo que se está haciendo es para mejor. Teniendo eso, la implementación de un BPM solo traerá beneficios.

3.    Comunicación digital

Toda empresa exitosa que se precie tiene una comunicación ágil, fluida y eficaz. Parece algo obvio, pero los obstáculos y la mala comunicación interna en las empresas es algo muy común.

Sobre todo a raíz de la pandemia de Covid-19, muchas empresas se han visto en la obligación de dejar de trabajar presencialmente y no se ha realizado un plan para adaptarse a esta nueva metodología de trabajo remoto. Esto ha conllevado malas elecciones a la hora de elegir softwares, sin demasiada investigación y sin conocer las posibilidades de cada uno. Por suerte, la gran mayoría de las herramientas más populares, suelen incluir todo lo necesario. Pero no siempre su adaptación fue fácil.

Es necesario analizar qué tipo de método de comunicación necesita nuestra empresa. Es posible que sea más de uno, dependiendo de la situación, por lo que quizás debamos buscar aquella más completa y que más opciones nos ofrezca.

Slack es una de las más populares para el mundo laboral ya que permite tanto comunicarse por chat escrito, audio y video, como crear grupos o automatizar gestiones.

De esta manera, podemos tener organizados los contactos y comunicarnos de la manera que más cómoda resulte. A la vez que podemos realizar reuniones con videollamada sin necesidad de estar juntos en la misma sala.

4.    Automatización del marketing

El marketing automatizado o el marketing automation es un sistema que permite ahorrar tiempo y gestiones en lo que respecta a las estrategias de marketing. Se trata de programas que nos ayudan, a través de la automatización de procesos, a obtener mejores con la Estrategia de Marketing definida y con menor esfuerzo.

Los software de marketing automation funcionan como un asistente virtual. Por un lado, nos ofrecen la variedad de tareas que pueden llevar a cabo por nosotros. Estas pueden ser desde la clasificación de leads y clientes, hasta el envío de mails o notificaciones a clientes que han realizado una acción determinada. De esta manera, podemos mejorar los leads a la vez que fidelizamos los clientes ya habituales.

Por otro lado, son una herramienta de análisis y generadora de informes muy potentes. Pueden analizar el mercado, para encontrar potenciales clientes, hacer investigaciones sobre la reputación de la marca o darnos consejos sobre cómo mejorar el SEO de nuestra web.

5.    Gestión de proyectos

Al igual que la comunicación, la organización es clave para todas las empresas. El desorden lleva al caos, y eso al no realizar tareas o a no realizarlas de la mejor manera posible. Un gestor de proyectos es el software que nos ayuda a evitar el caos en la gestión de nuestra empresa.

Hace las veces de un tablero virtual en el cual podemos volcar todas las tareas y proyectos que hay que realizar. Esto ya nos ayuda a visualizar todo lo pendiente y poder organizarlos por fechas o importancia. Además, cada tarea puede asignarse a una o varias personas para que la lleve a cabo. Junto con cada tarea, podemos adjuntar todo tipo de documentos, para que siempre se tenga disponible la documentación necesaria para cada gestión.

De esta manera, gracias a los gestores de proyectos evitas dejar tareas a medias o sin realizar.

6.    Gestores de relaciones con los clientes (CRM)

Otro tipo de programa con siglas en inglés, son los CRM. Estos programas se encargan de almacenar, catalogar y archivar toda la información que disponemos sobre nuestros clientes. Independientemente de cual sea el canal por el que nos contacta, en segundos dispones de toda su información y de todos los contactos previos disponibles. De este modo, podemos ofrecer una atención al cliente rápida y de calidad.

Si, además, utilizas esta base de datos junto con los programas de automatización de marketing mencionados anteriormente, podrás crear una estrategia de marketing hecha a medida para tu cliente objetivo.

De esta manera tienes una herramienta que te permite mejorar la satisfacción de tus clientes, a la vez que funciona como base para atraer nuevos. Implementar un CRM es determinante para la consecución de los objetivos comerciales, se mire por donde se mire.

7.    Servidores en la nube

La tecnología de almacenamiento en la nube, en pocos años, ha revolucionado el mundo empresarial. Se trata de una tecnología en constante desarrollo y que se ha implementado muy rápidamente en los softwares de gestión empresarial. Algo lógico si se piensa en sus beneficios:

• Ubicuidad: accesible desde cualquier dispositivo en cualquier momento
• Compatibilidad: no es necesario un determinado software o una determinada versión. Se accede desde un navegador
• Transferencia: podemos copiar documentos en segundos o enviarlos a través de un simple link
• Colaboración: varias personas pueden trabajar a la vez en el mismo documento, sin necesidad de compartir dispositivo
• Seguridad: aunque sean fácilmente accesibles, solo aquellos con quienes queramos compartir los documentos podrán acceder

Es por eso que casi el 100% de los programas mencionados anteriormente cuentan con opciones en la nube. De esta manera se gana en comodidad y en accesibilidad.

En definitiva, un primer paso para la digitalización de tu empresa está en incorporar softwares de gestión empresarial y aquí hemos visto 7 tipos diferentes. Con ellos, dispones de la información, datos y documentos que ya tiene tu empresa, y en tiempo real. Además, favorece el trabajo en remoto.

¿Cuál de ellos te resulta más útil?